Za dużo e-maili, za mało czasu? Jak przestać sortować e-maile i zacząć efektywnie zarządzać zgłoszeniami
E-mail to potężne narzędzie komunikacyjne, ale w przypadku obsługi klienta szybko zamienia się w chaos. Każdego dnia zespoły wsparcia ręcznie sortują wiadomości, tworzą foldery typu „Pilne”, „Oczekujące” czy „W toku” i mimo to wciąż mają problem ze śledzeniem, które sprawy zostały rozwiązane, a które utknęły bez odpowiedzi.
Jeśli codziennie toniesz w przepełnionej skrzynce odbiorczej i spędzasz więcej czasu na organizowaniu wiadomości niż na realnym wsparciu klientów, czas na zmianę. Mint Service Desk eliminuje ręczne sortowanie e-maili i przekształca je w zorganizowane, przejrzyste zgłoszenia.
Problem z obsługą klienta przez e-mail
1. Ręczne sortowanie zajmuje zbyt dużo czasu
Zespoły wsparcia często tworzą własne systemy organizacji skrzynki – oznaczają wiadomości, przenoszą je do folderów i ręcznie śledzą postęp spraw. Niestety nawet najlepszy system nie zapobiegnie gubieniu się ważnych e-maili.
Na pewno znasz te sytuacje:
- Klient wysyła ponowne zapytanie, ale jego pierwotna wiadomość ginie w natłoku nowych maili.
- Ważne zgłoszenia „utykają” w folderze „Oczekujące”, bo nikt ich nie monitoruje.
- Agenci marnują czas na ręczne przekazywanie e-maili do właściwych osób.
Efekt? Zamiast rozwiązywać problemy klientów, przesuwasz, oznaczasz i sortujesz.
2. Brak struktury powoduje zagubione zgłoszenia
Foldery to nie to samo co proces zarządzania zgłoszeniami. E-maile nie mają statusów, nie informują o priorytetach i nie śledzą postępu spraw.
W przeciwieństwie do systemu zgłoszeniowego e-maile nie oferują automatycznej eskalacji, przypisań ani jasnych terminów realizacji. To oznacza, że ważne zapytania mogą zostać przeoczone, bo nie ma mechanizmu, który zapewniłby ich odpowiednią obsługę.
3. Brak przejrzystości i współpracy
E-maile są osobiste – trafiają do indywidualnych skrzynek, co utrudnia współpracę. Jeśli agent jest nieobecny, jego e-maile pozostają bez odpowiedzi. Jeśli ktoś opuszcza firmę, historia zgłoszeń znika wraz z jego skrzynką.
Bez scentralizowanego systemu zespoły nie wiedzą, kto nad czym pracuje, co prowadzi do duplikowania zadań, opóźnień i frustracji klientów.
Rozwiązanie: Koniec z sortowaniem, czas na zarządzanie
Z e-maili do zgłoszeń – automatycznie
Dzięki Mint Service Desk nie potrzebujesz folderów – masz automatyczny system zgłoszeniowy.
Każdy e-mail jest natychmiast:
✅ Przekształcany w zgłoszenie.
✅ Przypisywany do odpowiedniego zespołu.
✅ Kategoryzowany według ustalonych reguł.
To oznacza koniec ręcznego sortowania, kopiowania treści i przekazywania zgłoszeń. Zamiast zarządzać skrzynką odbiorczą, masz przejrzysty system obsługi zgłoszeń.
Dlaczego automatyzacja zgłoszeń zmienia wszystko?
📩 Automatyczne przypisywanie – wiadomości trafiają do właściwego zespołu natychmiast.
🔄 Statusy zgłoszeń – każde zgłoszenie przechodzi przez ustalony proces, więc zawsze wiesz, na jakim jest etapie.
📊 Pełna przejrzystość – żadna sprawa nie ginie, a Ty możesz monitorować każdy etap obsługi.
💡 Mniej klikania, więcej realnej obsługi klienta – Twój zespół skupia się na rozwiązaniach, a nie na porządkowaniu e-maili.
Jak to działa? Mint Service Desk w praktyce
1. E-maile stają się zgłoszeniami w kilka sekund
Zamiast ręcznie przenosić e-maile do folderów, Mint Service Desk automatycznie przekształca je w zgłoszenia. System analizuje treść wiadomości, przypisuje priorytet i wysyła je do właściwej kolejki.
Przykładowo, jeśli klient zgłasza problem z fakturą, system automatycznie przekieruje zgłoszenie do działu finansowego. Jeśli to awaria techniczna, trafi do zespołu IT.
Bez ręcznej ingerencji.
2. Każde zgłoszenie ma status
W klasycznej skrzynce e-mailowej musisz pamiętać, które wiadomości są w trakcie realizacji, a które czekają na odpowiedź. Ale to nieskuteczne – łatwo zapomnieć o zgłoszeniu lub zostawić je w folderze „Oczekujące” na długie tygodnie.
W Mint Service Desk każde zgłoszenie ma automatycznie aktualizowany status:
- Nowe – czeka na przypisanie.
- W realizacji – agent pracuje nad rozwiązaniem.
- Oczekujące – wymagana dodatkowa informacja.
- Zamknięte – sprawa rozwiązana.
Nie musisz się zastanawiać – system pokazuje, na jakim etapie jest każde zgłoszenie.
3. Koniec z zagubionymi zgłoszeniami
Ponieważ każde zgłoszenie jest przypisane do kolejki, nic nie ginie w czyjejś skrzynce e-mailowej. Jeśli agent jest niedostępny, zgłoszenie wciąż jest w systemie i może zostać przekazane dalej. Jeśli sprawa wymaga eskalacji, system automatycznie wysyła powiadomienia i przypomnienia.
Efekt? Zespół ma pełną kontrolę nad każdym zgłoszeniem, a klienci otrzymują sprawniejszą i szybszą obsługę.
Różnica jest oczywista: mniej czasu na obsługę e-maili, więcej czasu na realne wsparcie klientów.
Dlaczego to jest ważne dla Twojej firmy?
✅ Szybsze odpowiedzi – zgłoszenia trafiają do właściwego zespołu natychmiast.
✅ Mniej pracy, większa wydajność – agenci nie marnują czasu na porządkowanie e-maili.
✅ Lepsze doświadczenie klienta – brak zagubionych zgłoszeń, większa przejrzystość.
✅ Skalowalność – ręczne zarządzanie e-mailami nie rośnie wraz z firmą, automatyzacja tak.
Zmień sposób obsługi zgłoszeń już dziś
Obsługa klienta to rozwiązywanie problemów, nie zarządzanie skrzynką e-mailową.
Dzięki Mint Service Desk możesz zapomnieć o ręcznym sortowaniu, automatycznie tworzyć zgłoszenia i usprawnić całą obsługę.
❌ Koniec z przeszukiwaniem e-maili.
❌ Koniec z zapomnianymi zgłoszeniami.
❌ Koniec z marnowaniem czasu.
🚀 Wypróbuj Mint Service Desk za darmo przez 7 dni i zobacz różnicę.
